نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار پایا سیستم

سازمان الکترونیک پندار

نرم افزارهای نسل جدید شرکت پایا افزار بدون نیاز به نصب و بدون محدودیت سیستم عامل و بر روی هرگونه سخت افزاری (کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت و غیره) در فضای وب قابل اجرا می‌باشند. نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار یکی از به‌روزترین راهکارهای ارائه شده در زمینه راه‌اندازی سیستم‌های مکاتبات اداری به شمار می‌آید. این نرم افزار با رویکرد کاربری ساده و در دسترس بودن اطلاعات در هر زمان و مکان و با استفاده از تکنیک‌های روز دنیا طراحی و پیاده‌سازی شده است. نرم افزار فوق دارای زیر سیستم‌های فرم‌ساز (Form Generator) و گردش کار (Work Flow) با امکان بومی‌سازی در هر سازمان می‌باشد.

تحت وب:

تحت وب بودن پندار، شما را از بُعد مکان و جغرافیا رها می‌سازد. هر جای این کره خاکی که باشید، کافی است یک دسترسی به اینترنت داشـته تا با رعایت اصول امنیـتی سرور مرکزی بتوانید همانند دفتر کارتان، از امکانات سیستم بهره‌مند شده و به اطلاعات مورد نیازتان دسترسی داشته باشید. برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار، نیازی به دریافت CD و نصب نرم افزار و یا به روز رسانی ندارید. با هر دستگاهی که یک مرورگر وب داشته باشد، می‌توانید در شبکه‌های محلی و یا در شبکه اینترنت وارد سیستم شوید و به کارتان برسید. لپ تاپ و تبلت و حتی گوشی موبایل شما دفتر کار شما است. همچنین با توجه به مستقل بودن نرم افزار نسبت به نصب و راه‌اندازی بر روی دستگاه کاربران هزینه‌های نصب و راه اندازی و پشتیبانی کاهش می‌یابد.

مشخصات فنی:

نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر وب پندار با استفاده از به‌روزترین ابزار برنامه‌نویسی طراحی و پیاده‌سازی شده است. نرم افزار فوق با استفاده از زبان برنامه نویسی  Net. جهت تولید و از بانک اطلاعاتی SQL Server 2008 R2 و My SQL جهت پردازش و نگهداری اطلاعات پیاده‌سازی شده است. همچنین اطلاعات در بانک اطلاعاتی به صورت Hash شده ذخیره می‌گردد. رعایت اصول امنیتی در هر کاری جزو مقدمات و اقدامات اولیه کار می‌باشد. زمانیکه بحث اطلاعات مطرح می‌شود، اهمیت امنیت صد چندان می‌گردد. پایدار امنیت را برای شما به ارمغان می‌آورد. بهره‌گیری از بستر امن SSL و همچنین قابلیت استفاده از Token و رمزسازهای OTP و امکان ارسال پیامک هنگام ورود کاربران، ابزارهای مختلفی است که نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار را در امر شناسایی کاربران به یک سیستم امن تبدیل می‌کند. به علاوه طراحی لایه‌ای و قابلیت ارتباط از طریق VPN با بانک اطلاعاتی، محیطی امن برای انتقال اطلاعات فراهم می‌نماید. همچنین امکان استفاده از پروتکل LDAP جهت فراخوانی و یکپارچه‌سازی اطلاعات کاربری و رمز ورود کاربران با سایر سیستم‌های هر سازمان از قابلیت‌های ویژه نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار می‌باشد.

فرآیند محور:

با وجود زیر سیستم‌های فرم ساز (Form Generator) و گردش کار (Work Flow)، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار علاوه بر فرآیندهای از پیش تعریف شده قابلیت انعطاف‌پذیری و بومی سازی شدن و مکانیزه کردن فرم‌ها و گردش کار فرآیندهای کسب و کاردر سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف را دارا می‌باشد. با استفاده از ابزار پیشرفته فرم ساز و گردش کار فرم‌ها و فرآیندها در سیستم ایجاد شده و به صورت اتوماتیک بین کاربران گردش داده می‌شود که این امر باعث حذف فرآیندهای تکراری و بدون ارزش شده و مدیران می‌توانند با فراغت خاطر نسبت به اتخاذ تصمیمات کلان و کنترل و پیگیری فرآیندهای سازمان اقدام نمایند.

مشخصات کلی:

– انعطاف‌پذیری کامل محصول در تطبیق با نحوه گردش کار در سازمان مورد نظر
– افزایش چشم‌گیر سرعت و دقت در تجمیع و تلفیق اطلاعات
– ایجاد بستر مناسب برای سایر سیستم‌های یکپارچه جهت ارتباط با برنامه
– ایفای نقش موثر در عرصه‌های تجاری و بازار رقابت
– قابلیت استفاده در شبکه جهانی (Internet) و شبکه‌های داخلی (Intranet)
– طراحي سه لايه (توانايي پياده‌سازی هر لايه بر روي سرور خاص همان لايه)
– پشتیبانی کامل و آنلاین از سیستم با مجرب‌ترین کارشناسان فنی
– طراحی زیبا و کاربری آسان (User Friendly)
– امنیت بالا در حفظ اطلاعات
– اعمال تغییرات پایه‌ای در کم‌ترین زمان

وب سرویس:

در طراحی و تولید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار امکان برقراری ارتباط با سایر سیستم‌های سازمانی از طریق وب سرویس فراهم می‌باشد. وب سرویس‌ها برنامه (قطعه کد)هایی هستند که تحت وب قابل دسترسی‌اند و از طریق پروتکل‌های استانداردی مانند Http به انتقال و مبادله دیتا با سایر برنامه‌های کاربردی می‌پردازند. اساس کار وب سرویس (Web Service)ها بر پایه دریافت و تولید پیغام بنیان‌گذاری شده است. بدین معنی که آن‌ها منتظر می‌مانند که کلاینت‌ها به آن‌ها وصل شده و بنا به درخواست کلاینت‌ها به آن‌ها پاسخ می‌دهند.

اتوماسیون اداری

سـیـستم اتوماسیون اداری تـحـت وب پندار با فراهم نمودن درگاه‌های متنوع، امکان دریافت و ارسال خودکار انواع نامه را مـمـکن و اجــرای فرآیندهای اداری را تسهیل نموده و منجر به شفافیت و بهبود چرخه گردش اطلاعات در بین کارکنان، مدیران و مشتریان سازمان می‌گردد.

– ظاهر گرافیکی ساده با امکانات فراوان
– دارای گزارشات مدیریتی و آماری متنوع
– موتور فرم‌ساز جهت فرم‌های داخلی سازمان
– پشتیبانی از فرآیند جانشینی و تفویض کارتابل
– پشتیبانی از پروتکل ECE جهت تبادل اطلاعات
– دارای موتور گردش کار فرم‌ها و فرایندهای سازمانی
– استفاده از OTP و یا ارسال رمز یک‌بار ورود از طریق پیامک
– قابل استفاده بر روی تمامی تبلت‌ها و اسمارت‌ فون‌ها
– انتخاب پوسته‌های متنوع (Theme) جهت ظاهر نرم افزار
– ارسال پیامک و ایمیل به هنگام دریافت نامه‌ها و سر رسید کارها
– سازگار با انواع مرورگرهای متداول نظیر Chrome، Firefox، IE و غیره
– سازگار با تمامی سیستم عامل‌های متداول مانند ویندوز، لینوکس، اندروید و غیره
– امکان ذخیره الگوها به صورت شخصی و عمومی جهت ایجاد نامه‌های صادره و داخلی

کارتابل الکترونیک

– دریافت تمامی نامه‌ها و فرم‌های ارجاع شده در یک کارتابل
– مشاهده ارجاعات و گردش نامه به صورت گرافیکی و لیست
– جستجوی پیشرفته بر روی تمامی شاخصه‌های نامه
– بایگانی عمومی و شخصی جهت نامه‌ها و فرم‌ها
– دریافت و یا ارسال هشدار در صورت دیرکرد زمان پاسخگویی
– دسته‌بندی نامه‌ها و فرم‌های دریافت شده بر اساس نوع نامه
– پرینت نامه‌ها (اصل نامه به همراه پاراف، رونوشت و ارجاعات)
– امکان انتخاب چند نامه و Drag & Drop آن‌ها به بایگانی شخصی
– امکان الصاق نامه‌ها به هم در جهت تولید زنجیره عطف، پیرو و بازگشت
– پیگیری و نظارت بر روند گردش و اقدامات انجام شده بر روی نامه‌ها
– امکان ارجاع نامه به شخص یا اشخاص یک واحد سازمانی و گروه‌های کاری تعریف شده

ویژگی ارجاعات

– قابلیت ایجاد گروه‌بندی و ارجاع گروهی
– تعیین مهلت پاسخگویی بر روی ارجاعات مختلف
– امکان ارجاع نامه به فرستنده بدون انتخاب شخص
– امکان ارجاع به شخص و یا اشخاص یک واحد سازمانی
– اطلاع رسانی از طریق ایمیل و پیامک در هنگام ارجاع نامه
– ذخیره متون پرکاربرد پاراف جهت استفاده در هنگام درج
– امکان استفاده از قلم نوری جهت درج پاراف بر روی بدنه نامه‌های وارده
– ارجاع با امکان انتقال به نامه‌های تکمیل شده یا باقی ماندن در کارتابل

دبیرخانه سازمانی

در زیر سیستم دبیرخانه که یکی از زیر سیستم‌های مهم و کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار می‌باشد، شناسایی و ارجاع نامه‌های وارده و همچنین فرمت شماره‌گذاری انواع نامه‌ها و فرم‌ها مشخص می‌گردد. همچنین امکان تعریف نامحدود دبیرخانه و اختصاص به واحدهای سازمانی مختلف در سیستم وجود دارد.

– مشاهده کلیه تاریخچه یک نامه
– مشاهده روند گردش نامه از طریق پورتال سازمانی
– دریافت خودکار فکس‌های وارده و تبدیل به نامه وارده
– جستجو و مشاهده تمامی نامه‌های قابل دسترسی توسط دبیرخانه
– پشتیبانی از جدیدترین پروتکل ECE جهت تبادل نامه‌ها با سایر سیستم‌ها
– قابلیت اتصال انواع اسکنر و تبدیل خودکار فایل‌های اسکن شده به نامه وارده
– تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری جهت نامه‌های صادره، داخلی، وارده و غیره

بایگانی و طبقه بندی

بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار به دو صورت شخصی و عمومی وجود داشته که امکان طبقه بندی، مرتب‌سازی و جستجوی سریع نامه‌ها و فرم‌ها را فراهم می‌سازد.

– تعریف نامحدود پرونده‌های بایگانی عمومی
– اشتراک پرونده‌های بایگانی شخصی با سایر کاربران
– اختصاص افراد و واحدهای سازمانی به پرونده‌های بایگانی
– تعریف نامحدود پرونده‌های بایگانی شخصی به صورت درخت‌واره
– جستجوی سریع در بین نامه‌های بایگانی شده در یک یا چند پرونده
– انتخاب چند نامه و Drag & Drop آ‌ن‌ها به پرونده‌های بایگانی شخصی
– امکان باقی ماندن اصل نامه در هنگام بایگانی در کارتابل و یا انتقال کامل نامه به پرونده بایگانی

کارتابل مدیران ارشد

جهت سهولت و بالا بردن سرعت کاربری نرم افزار، محیطی به نام کارتابل لمسی یا مدیران برای استفاده در تبلت و موبایل طراحی شده که در آن دسترسی، تائید و ارجاع نامه در کمترین زمان میسر می‌شود.

– کاربری راحت و آسان مبتنی بر تبلت و موبایل
– تائید، امضاء و ارجاع خودکار نامه از داخل کارتابل
– ارجاع نامه و ثبت پاراف از درون کارتابل و سایر پرونده‌ها
– امکان استفاده از قلم نوری و سایر ابزارهای نوشتن جهت پاراف نامه‌های وارده
– مشاهده نامه‌های کارتابل و سایر پرونده‌ها به همراه کلیه پیوست‌ها و پاراف‌ها

دانشنامه سازمانی

با راه اندازی زیر سیستم دانشنامه اتوماسیون اداری تحت وب پندار امکان ساماندهی و طبقه‌بندی مطالب تولید شده در واحدهای مختلف سازمانی فراهم می‌گردد که این سازماندهی و طبقه‌بندی باعث می‌شود دانش مناسب در زمان مناسب در اختیار افراد سازمان قرار گرفته تا به سادگی و بلافاصله جواب سوالات و مطالب مورد نیاز را یافته و از تجربیات و روش‌های حل مشکلات قبلی در سایر کارها استفاده نموده که این امر منجر به کاهش زمان، هزینه، افزایش کیفیت و رضایت مشتریان را فراهم می‌آورد.

– امکان بهره‌برداری در پورتال سازمانی
– نگهداری سوابق تغییرات در مطالب تولید شده
– دسترسی و جستجوی آسان و سریع در میان مطالب
– دسترسی به مشتریان جهت استفاده از مطالب
– ارائه دسترسی به کاربران جهت ایجاد و یا تولید مطالب
– ایجاد طبقه‌بندی و کنترل دسترسی به درج و ویرایش مطالب

مدیریت مستندات

زیر سیستم مدیریت مستندات یکی از زیر سیستم‌های کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار می‌باشد که در آن کاربران امکانات و کاربردهای ویژه‌ای به منظور مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی، فرم‌های سازمانی، مدارک و غیره در اختیار خواهند داشت. این نرم افزار با رعایت ملاحظات امنیتی، قابلیت‌هایی از جمله تعریف ساختار بایگانی، ورود انبوه مستندات، جستجوی پیشرفته و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت مستندات را برای سازمان‌ها فراهم می‌سازد.

– قابلیت انتصاب چند فایل به هر سند
– امکان ارسال و دریافت مستندات از کارتابل
– تعریف انواع دفاتر ثبت و شماره‌گذاری اسناد
– تعیین سطوح دسترسی واحدها و کاربران به هر پرونده
– امکان تعریف برچسب و یادداشت و جستجو بر این اساس
– تعریف درخت‌واره پرونده‌های بایگانی اسناد به طور نامحدود
– تعیین سطوح دسترسی کاربران در خصوص اسناد هر پرونده
– قابلیت دریافت اسناد از ورودی‌های اسکنر، ایمیل و فکس
– ثبت و مشاهده تعداد مراجعات و نگهداری کلیه سوابق قبلی اسناد

مدیریت جلسات

با استفاده از زیر سیستم مدیریت جلسات که یکی از زیر سیستم‌های کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداری پندار به شمار می‌آید، شما امکان مدیریت زمان، مکان و نحوه برگزاری جلسات سازمانی را خواهید داشت. این زیر سیستم روش‌های سازمان یافته‌ای را در جهت حفظ سوابق و مصوبات جلسات و همچنین پیگیری کارهای ایجاد شده از هر جلسه در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

– امکان ثبت جلسات به صورت نامحدود
– یادآوری جلسات برای افراد تعریف شده
– امکان بررسی تقویم کاری جهت برنامه‌ریزی جلسه
– تعیین افراد حاضر در جلسه، زمان و مکان برگزاری جلسه
– فرم مخصوص صورت‌جلسه جهت سوابق و دستورات جلسه
– تعیین افراد تعیین کننده جلسه به طوری که عدم تایید افراد فوق باعث لغو جلسه می‌شود
– ارسال خودکار دعوت‌نامه به افراد تعیین شده پس از تائید جلسه یا ارسال پیامک و ایمیل

مدیریت جملات بزرگان

قابلیت نمایش و بارگذاری جملات و اطلاعیه‌ها در میزکار با امکان دسترسی جهت ثبت و تعیین محدوده تاریخی هر جمله یا اطلاعیه

دفترچه تلفن و فکس

– ثبت تمامی اشخاص مرتبط با سازمان
– ارتباط اشخاص با مشتریان (اشخاص مرتبط)
– قابلیت ارسال پیامک، ایمیل و فکس به اشخاص
– مشاهده تمامی ارتباطات و کارهای اشخاص در ارتباط با سازمان
– امکان ثبت کار هر شخص
– نمایش وضعیت تمامی فکس‌های ارسالی سازمان
– قابلیت ارسال مجدد فکس در صورت ناموفق بودن عملیات ارسال